Dans un souci de simplification, de compétitivité et de réactivité, les entreprises assujetties à la TVA et établies en France vont devoir passer à la facturation électronique dans leurs échanges.

QU’EST-CE QU’UNE FACTURE ELECTRONIQUE ?

Une facture électronique n’est pas un simple courriel contenant une facture scannée en pièce jointe. Ce qui différencie la facture électronique d’un PDF ordinaire est la conception spécifique du fichier informatique comportant les données essentielles sous forme structurée. Pour être valable, les systèmes informatiques de l’émetteur et du destinataire doivent être compatibles et la preuve de la réception doit être apportée. Ainsi, l’émetteur doit être identifié, le contenu ne doit pas être modifiable afin de préserver son intégrité et une bonne lisibilité des informations doit être garantie.
Le destinataire doit accepter préalablement de recevoir des factures dématérialisées et ce consentement doit être explicite pour servir de preuve.

COMMENT EMETTRE UNE FACTURE ELECTRONIQUE ?

La facturation électronique entre entreprises sera obligatoire à partir de 2024 à 2026 et il faut s’y préparer. Il existe un véritable gouffre entre les entreprises qui préparent encore leur facture sur Excel et celles qui utilisent des applications de gestion qui dématérialisent la facturation. Afin d’anticiper, les entreprises ont deux solutions. Elles peuvent, soit générer la facture puis la ressaisir sur une plateforme de dématérialisation comme le Portail Public de Facturation qui s’occupe de l’acheminement de la facture au tiers, soit utiliser un logiciel permettant directement la transmission des informations au client et à l’administration fiscale telles que le montant HT de l’opération et la TVA associée.

COMMENT TRANSMETTRE UNE FACTURE ELECTRONIQUE ?

Une facture électronique diffère d’une facture dématérialisée. Elle doit être émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Pour cela, différents formats de factures existent. Le standard franco-allemand Factur-X, répondant à la norme européenne EN16931, a été retenu et est généré par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Il présente l’avantage d’être composé de la facture originale et d’un fichier de données structuré en XML. Ce fichier est ensuite contrôlé puis envoyé au destinataire pour règlement, et à l’administration pour la pré-déclaration de la TVA et la tenue des comptes nationaux. Le Portail Public de Facturation (PPF) est l’alternative gratuite aux plateformes de dématérialisation fournissant des services d’automatisation pour éviter une double saisie de la part de l’entreprise.

Source : newsletter FCGA du 25/11/2022