Pour que la TVA puisse être prise en compte, les dépenses doivent avoir été effectuées pour les besoins de l’entreprise et leurs justificatifs remis au service comptable qui doit les conserver soigneusement. Ces factures doivent être conformes aux exigences du fisc.
Toutefois, il n’est possible de récupérer la TVA que si elle porte sur des dépenses soumises à la TVA. Il existe certaines spécificités à connaître en ce qui concerne le remboursement des frais :

- Les frais de transport (avion, bateau et train) ne sont pas assujettis à la TVA. La TVA ne peut donc être récupérée.

- Les frais de repas pris lors de déplacements professionnels sont soumis à la TVA qui est intégralement récupérable, que les bénéficiaires soient des salariés ou dirigeants, des clients ou des tiers. Néanmoins, le « caractère professionnel de la réception » doit être prouvé et les factures, libellées au nom de l’entreprise doivent alors mentionner l’identité des invités, leur fonction et le nom de leur entreprise.

- Les dépenses d’hébergement (hôtels) au bénéfice des salariés ou du dirigeant ne sont pas des dépenses sur lesquels la TVA peut être récupérable. Par contre, ceci est possible lorsque ces dépenses sont engagées au profit de tiers.

- Les frais de carburant dont les règles de déduction sont complexes car dépendent du type de carburant. A titre d’exemple, pour les véhicules utilitaires, la TVA sur l’essence et le gazole est récupérable à 80% en 2021.

Les notes de frais doivent obligatoirement être accompagnées des factures correspondantes. En cas de non-conformité de ces factures (absence du montant de la TVA, du taux de TVA appliqué, du montant TTC payé et de l’identification complète de la société qui entend la récupérer), la récupération de la TVA pourra être remise en cause.

Source : Rubrique fiscale de la revue fiduciaire conseil n° 344 du mois d’octobre 2021